MENGENALI AMALAN 5S

1. TUJUAN

• Tujuan Bahagian Satu ini ialah untuk memberi pemahaman tentang Amalan 5S.

2. LATAR BELAKANG

• Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.
• Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

3. MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S

   3.1 Amalan 5S

3.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‛S‟ yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

3.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai “Kaizen” dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

3.1.3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

(a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;

(b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;

(c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian  masalah dan penambahbaikan;

(d) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja  yang lebih baik;

(e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;
(f)  Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

(g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

3.2 Prinsip Amalan 5S

          3.2.1 Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di                           tempat kerja

  Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak  diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini  membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau  masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan.  Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

3.2.2. Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil  dan disimpan semula di tempatnya

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama  menyusun ialah:

• menjimatkan penggunaan ruang;
• penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan
• memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan         datang.

3.2.3. Sapu (Seiso): Mencuci atau membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Menjadi keperluan tempat/peralatan/kawasan yang disapu/dibersih pada setiap masa dengan jadual penyelenggaraan yang berkesan.

3.2.4 Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure

3.2.5 Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih pekerja berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan
secara berkala.

3.3 Faedah Melaksanakan Amalan 5S 
 

3.3.1  Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun rapi;

3.3.2  Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat;

3.3.3  Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran  tempat kerja yang bersih dan kondusif;

3.3.4  Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam melaksanakan kerja;

3.3.5  Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake proofing);

3.3.6 Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses pengeluaran/pemberian  perkhidmatan;

3.3.7  Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas;

3.3.8 Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan persekitaran yang    berkualiti;

3.3.9    Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;

3.3.10  Pengurusan kos yang lebih berkesan;

3.3.11  Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian perkhidmatan;

3.3.12  Memudahkan urusan penyelenggaraan;

3.3.13  Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan

3.3.14  Meningkatkan imej korporat organisasi.

3.4 Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S

     3.4.1 Penjimatan Kos:

(a) Penjimatan penggunaan inventori;

(b) Menghalang kerosakan ke atas inventori;

(c) Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan

(d) Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

    
     3.4.2 Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

(a) Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;

(b) Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses;

     dan

(c) Mempermudah kawalan dan penyelenggaraan.

  
     3.4.3 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

(a) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan      kemudahan-kemudahan yang diguna pakai;

(b) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan          kemudahan-kemudahan; dan

(c) Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan-  kemudahan.

3.4.4 Jaminan kualiti:

(a) Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan;

(b) Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat; dan

(c) Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan.

3.4.5 Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

(a) Menghapuskan keadaan yang membahayakan;

(b) Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

(c) Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan

     kemalangan;

(d) Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan

(e) Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

3.4.6 Meningkatkan motivasi pekerja:

(a) Perhubungan yang baik antara anggota;

(b) Membentuk disiplin yang tinggi; dan

(c) Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

3.5 Tindakan Yang Bukan Amalan 5S

Antara tindakan yang bukan ciri Amalan 5S adalah seperti berikut:

3.5.1 Memberi latihan pengemasan;

3.5.2 Satu cara untuk menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang kecacatan;

3.5.3 Satu cara untuk memaksa orang bekerja;

3.5.4 Satu cara untuk memaksa orang bekerja dengan lebih tekun dan pantas; dan

3.5.5 Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu (bermusim) sebagai contoh dilaksanakan dalam bulan kualiti atau pertandingan sahaja.

3.6 Tentangan Terhadap Pelaksanaan Amalan 5S

Antara bentuk persoalan mempamerkan tingkah laku penentangan pelaksanaan Amalan 5S ialah:

3.6.1  Apa yang hebat sangat tentang Amalan 5S?

3.6.2  Kenapa saya sebagai Ketua Jabatan, perlu jadi pengerusi Amalan 5S?

3.6.3  Kenapa perlu bersih, sedangkan ia akan kotor lagi?

3.6.4  Adakah melakukan sisih dan susun akan meningkatkan output?

3.6.5 Kenapa perlu tumpu sangat pada suatu yang remeh seperti Amalan 5S (sisih dan  susun)?

3.6.6 Bukankah kita memang sudah lakukan Amalan 5S?

3.6.7 Sememangnya tempat kerja saya berserabut, tetapi saya tahu mana hendak mendapatkannya?

3.6.8 Bukankah kita dah lakukan Amalan 5S setahun dulu?

3.6.9 Bukankah Amalan 5S dan aktiviti penambahbaikan lain sesuai untuk kilang   

           sahaja?

3.6.10 Tidak tahukah bahawa kami terlalu sibuk untuk melaksanakan Amalan 5S (sisih

           dan susun)?

3.6.11 Siapa mereka, hendak arahkan saya buat Amalan 5S?

3.6.12 Kita tidak perlukan Amalan 5S. Kita bukan kerja cari untung, jadi buat kerja kita

           sajalah?

4. KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

4.1 Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan

Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan 5S selain mampu memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh anggotanya.

4.2 Membentuk Prasarana Yang Berkesan

Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan 5S dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan 5S dan terma rujukan yang jelas.

4.3 Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan

Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kepada anggota lain. Untuk itu, beberapa kaedah boleh digunakan misalnya:

4.3.1 Melalui mesyuarat;

4.3.2 Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi;

4.3.3 Informasi di papan kenyataan;

4.3.4 Poster dan risalah; dan

4.3.5 Surat berita dalaman (Newsletter).

4.4 Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan 5S

Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan 5S dan anggota lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas Amalan 5S kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan 5S.

4.5 Projek Perintis Amalan 5S – Model 5S

Mulakan dengan projek perintis Amalan 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan anggotanya menunjukkan simptom kurang bermotivasi untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila Amalan 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan Amalan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklum balas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis Amalan 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan Amalan 5S organisasi.

4.6 Penandaarasan Amalan Terbaik

      Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan 5S untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsi dengan anggota yang lain.

4.7 Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A

        Sediakan pelan pelaksanaan Amalan 5S yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan 5S di organisasi lebih berkesan.

4.8 Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

Audit Dalaman Amalan 5S dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan 5S. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.

5. PENUTUP

5.1  Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota kerana perkara ini hanya memerlukan  pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini boleh  dilaksanakan di semua organisasi.

5.2   Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan  rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.

5.3   Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan selamat ke arah  sistem penyampaian perkhidmatan IKBN bertaraf dunia.

5.4  Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga  menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S.

5.5 Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi  penyampaian perkhidmatan organisasi yang cemerlang.