PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI INSTITUT KEMAHIRAN BELIA NEGARA SERI ISKANDAR : KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN

1. TUJUAN

1.1   Tujuan Bahagian Empat ini ialah sebagai garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima yang boleh dilaksanakan oleh warga IKBNSI dalam pelaksanaan Amalan 5S di IKBNSI.

2. LATAR BELAKANG

Imej Korporat yang dipamerkan dalam pelaksanaan Amalan 5S IKBNSI ialah seperti berikut:

2.1 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada status sentiasa pada tahap yang     

      bersih, kemas dan selamat mengikut piawaian yang ditetapkan.

2.2 Keseragaman pelabelan:

           2.2.1 tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian serta bermaklumat;

           2.2.2 tulisan (font) Arial dan di bold;

           2.2.3 saiz minimum tulisan (font) arial 18 (kesesuaian saiz mengikut kategori

                    pelabelan);

           2.2.4 saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm;

           2.2.5 warna pelabelan (diperuntukkan dalam garis panduan – hitam putih adalah

                    digalakkan dan laminate bagi yang bersesuaian); dan

           2.2.6 material adalah bersesuaian.

2.3 Terkeluar dari persepsi ‛persekitaran taska atau tadika;

2.4 Keseragaman warna penandaan; dan

2.5 Keseragaman material.

3. TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 9 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di IKBNSI iaitu:

3.1 Keperluan Utama Pelaksanaan;

3.2 Ruang Pejabat;

3.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai;

3.4 Bahagian Pengeluaran;

3.5 Tempat Penyimpanan/Stor;

3.6 Tempat Umum;

3.7 Kawasan Persekitaran Jabatan;

3.8 Keupayaan Sumber Manusia; dan

3.9 Keselamatan Persekitaran.

4. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

4.1 Polisi/Objektif/Matlamat Sistem Amalan 5S;

4.2 Carta Organisasi Sistem Amalan 5S;

4.3 Carta Perbatuan/Gant Chart;

4.4 Nama-nama Kumpulan;

4.5 Jadual PDCA (Plan, Do, Check, Action);

4.6 Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S

      gambar);

4.7 Info berkaitan Sistem Amalan 5S untuk tujuan promosi;

4.8 Slogan Sistem Amalan 5S;

4.9 Buletin berkaitan Sistem Amalan 5S;

4.10 Zon 5S;

4.11 Jadual Giliran bertugas;

4.12 Jadual perjumpaan kumpulan;

4.13 Pelaksanaan perjumpaan kumpulan di sudut 5S mengikut jadual yang dirancang;

4.14 Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan atau   

        berlebih-lebihan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska/tadika;

4.15 Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni; dan

4.16 Kaedah penyaluran penyampaian:

4.16.1 Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan

           kenyataan);

4.16.2 Secara maya; dan

4.16.3 Kedua-dua di atas (a) dan (b).

5. RUANG PEJABAT

5.1 Lantai

5.1.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran;

5.1.2 Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut atau di

         bawah peralatan perabot dan perhiasan;

5.1.3 Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang

         berpotensi mengancam keselamatan pekerja; dan        

5.1.4 Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

5.2 Peralatan Pejabat

5.2.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat;

5.2.2 Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk, manakala yang pecah segera diganti;

5.2.3 Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;

5.2.4 Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baik pulih) dan diasingkan; dan

5.2.5 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian

5.3 Susun Atur Peralatan Pejabat

5.3.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

5.3.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan

5.3.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai.

5.4 Susunan Fail

5.4.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;

5.4.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail);

5.4.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:

5.4.3.1 Tetulang ring file mengandungi:

·                  nama bahagian,cawangan dan sektor;

·                  nombor fail;

·                  tajuk fail; dan

·                  nombor susunan fail.

5.4.3.2 Muka depan ring file mengandungi:

·                  Logo;

·                  Tajuk;

·                  Nama sektor atau bahagian;

5.4.3.3 Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut kesesuaian fail; dan

5.4.3.4 Penggunaan warna muka depan dan tetulang ring file adalah warna korporat IKBN. Rujuk Lampiran 3

5.5 Hiasan Dalaman

5.5.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

5.5.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemas kini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb);

5.5.3 Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta ada penyelenggaraan berkala;

5.5.4 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

5.5.5 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti);

5.5.6 Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);

5.5.7 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan

5.5.8 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

5.6 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan

5.6.1 Tanda nama Sektor/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja;

5.6.2 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;

5.6.3 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan

5.6.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

5.7 Ruang Kerja Terperingkat

5.7.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan;

5.7.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa;

5.7.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan);

5.7.4 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan

5.7.5 Bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

5.8 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

5.8.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik;

5.8.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks;

5.8.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;

5.8.4 Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja;

5.8.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : SISFAIL, kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);

5.8.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;

5.8.7 Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual;

5.8.8 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;

5.8.9    Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain;

5.8.10 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan 

            parkir; dan

5.8.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi

           menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).

5.9 Ruang Kaunter

5.9.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

5.9.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;
5.9.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

5.9.4 Maklumat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskinikan (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan);

5.9.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;

5.9.6 Kaunter pelanggan utama perlu menyediakan sistem nombor giliran untuk memudahkan urusan pelanggan.

5.9.7 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan. Susunan boleh menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;

5.9.8 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan

5.9.9 Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut:

5.9.1.1 Buku kedatangan pelawat;

5.9.1.2 Smiley box;

5.9.1.3 Telefon;

5.9.1.4 Set komputer, printer dan capaian Internet;

5.9.1.5 Direktori telefon pegawai IKBN; dan
5.9.1.6 Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan.

5.10 Bilik Telefonis/Call Centre

5.10.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa

           berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

5.10.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

           strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

5.10.3 Maklumat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskinikan (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis); dan
5.10.4 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

5.11 Bilik Pemandu

5.11.1 Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan workstation pegawai;

5.11.2 Bilik pemandu:

5.11.2.1 Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas dan teratur;

5.11.2.2 Perabot di luar bilik (kerusi/bangku) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur;

5.11.2.3 Sinki hendaklah dipastikan bersih, tidak tersumbat dan ditutup   

              setelah digunakan;

5.11.2.4 Penggunaan alat penyaman udara dan televisyen hendaklah ditutup

              apabila bilik tidak digunakan;

5.11.2.5 Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah sentiasa  

              dijaga;

5.11.2.6 Merokok adalah dilarang di dalam bilik; dan

5.11.2.7 Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi;

5.11.3 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik pemandu:

5.11.3.1 Nama pegawai; dan

5.11.3.2 Nombor telefon.

6. RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

6.1 Lantai

6.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang

         kekotoran; dan

6.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di

         sekitar ruang kerja.

6.2 Meja (Di atas Meja)

6.2.1 Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/keluar/dalam tindakan;

6.2.2 Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional);

6.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);

6.2.4 Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling; dan
6.2.5 Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.

6.2.6 Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah; dan

6.2.7 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).

6.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)

6.3.1 Bakul sampah perlu mempunyai parkir yang berlabel „nama alatan‟ dan perlu memastikannya tidak berbau dan bersih;

6.3.2 Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan sepasang selipar;

6.3.4 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan tersorok;

6.3.5 CPU dan pedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja atau di sisi meja; dan

6.3.6 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara guna sama.

6.4 Laci Meja

6.4.1 Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:

6.4.1.1 Laci 1 dan 2 urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan); dan

6.4.1.2 Laci 3 urusan peribadi (dilabelkan di penjuru atas sebelah kiri

            menggunakan warna hitam putih bersaiz 18 Arial).

6.4.2 Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci;

6.4.3 Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja;

6.4.4 Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian bagi mengisi alat tulis;

6.4.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci peribadi dan disusun kemas; dan
6.4.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.

6.5 Dinding/partition pegawai

6.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing

          termasuk bilik pegawai:

6.5.1.1 Tanda Nama Penuh;

6.5.1.2 Jawatan;

6.5.1.3 Waktu Kerja berperingkat (WBB);

6.5.1.4 Surat aku janji;
6.5.1.5 Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7);

6.5.1.6 Fail meja/pekeliling;

6.5.1.7 Ring file tersusun dan dilabelkan; dan
6.5.1.8 Senarai rujukan fail (optional).

6.5.2 Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh: nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail;

6.5.3 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur; dan

6.5.4 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk hiasan.

6.6 Kerusi

6.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan;

6.6.2 Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi; dan

6.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk di duduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

6.7 Komputer dan pencetak

6.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna;

6.7.2 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down); dan

6.7.3 Wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan dengan imej korporat Jabatan/Bahagian.

6.8 Sistem fail

6.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;

6.8.2 Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah

         diseragamkan;

6.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail;

6.8.4 Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian

         dan boleh ditampal pada partition; dan

6.8.5 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur ; dan

6.8.6 Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah diletakkan

         dan disusun di meja kerja.

6.9 Bilik Pegawai

6.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;

6.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;

6.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan

6.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

6.10 Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot)

6.10.1 Setiap peralatan yang diguna sama dan mudah alih hendaklah disediakan

           parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan;

6.10.2 Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan berkenaan; dan

6.10.3 Pelabelan dan juga pemakiran alatan perlu terselindung (contoh: bakul

           sampah – label dan pemakiran terletak di bawah tapak bakul sampah

           dengan saiz pelabelan dan pemakiran yang seragam)

7. BAHAGIAN PENGELUARAN

7.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi

7.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila pastikan ia dibaiki dengan cepat;

7.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama alatan;

7.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperoleh dan disimpan semula;

7.1.4 Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai;

7.1.5 Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan;

7.1.6 Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi sesuatu Barangan/ perkhidmatan. Penggunaan poster/ gambar/ carta alir/ visual boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja; dan

7.1.7 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).

7.2 Mesin dan Peralatan

7.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja;

7.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;

7.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair;

7.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;

7.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian;

7.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan

7.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.

8. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS) )

8.1 Kaunter Stor

8.1.1 Ruang kaunter stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :

8.1.1.1 Pelan lantai stor;

8.1.1.2 Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun dengan kemas;

8.1.1.3 Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang);
8.1.1.4 Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas;

8.1.1.5 Jam dinding;

8.1.1.6 Kalendar di atas kaunter;

8.1.1.7 Loceng di atas kaunter; dan

8.1.1.8 Jadual waktu pengeluaran hendaklah dipamerkan di luar stor.

8.2 Dalam Stor

8.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;

8.2.2 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang yang tidak diperlukan;

8.2.3 Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);

8.2.4 Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis;

8.2.5 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekodkan barang tersebut diambil/dicapai/dicari;

8.2.6 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;

8.2.7 Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor;

8.2.8 Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau arahan kepada pekerja lain;

8.2.9 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli);

8.2.10 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan   

           garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi

            melambangkan imej korporat; dan

8.2.11 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik   

           serta mudah dilihat oleh orang ramai;

8.3 Simpanan Barang Stor

8.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang

         kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

8.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu

         Keluar Dulu (MDKD/FIFO);

8.3.3 Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang

         yang memerlukan:

8.3.3.1 Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah;

8.3.3.2 Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa panas; dan

8.3.3.3 Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras.

8.3.4 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang

         yang ada seperti berikut:

8.3.4.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang

seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya;

8.3.4.2 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan

8.3.4.3 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2) * Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.

8.3.5 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;

8.3.6 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;

8.3.7 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas;

8.3.8 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan;

8.3.9 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;

8.3.10 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan

8.3.11 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

8.4 Simpanan Barang Toxic

8.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;

8.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;
8.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi;

8.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan baik;
8.4.5 Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap;

8.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan

8.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

8.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor

8.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

8.5.1.1 Mempunyai sijil yang masih berkuat kuasa dari pihak Bomba;

8.5.1.2 Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

8.5.1.3 Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir;

8.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose reel);
8.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;

8.5.4 Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser grill);

8.5.5 Emergency Light;

8.5.6 Addressable Speaker System;

8.5.7 Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual;
8.5.8 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan dengan jelas; dan

8.5.9 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.

9. TEMPAT UMUM
Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan:

9.1 Lobi Utama

9.1.1 Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur;

9.1.2 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna;

9.1.3 Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskinikan;

9.1.4 Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskinikan;

9.1.5 Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api;

9.1.6 Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian;

9.1.7 Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjangpartition;

9.1.8 Keperluan Utama di kaunter adalah seperti berikut:              

9.1.8.1 Buku kedatangan pelawat;

9.1.8.2 Smiley box;

9.1.8.3 Telefon;

9.1.8.4 Set komputer, printer dan capaian Internet;

9.1.8.5 Direktori telefon pegawai-pegawai IKBN; dan

9.1.8.6 Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan

9.1.9 Borang-borang yang berkaitan disediakan dengan teratur kemas dan dilabelkan dengan menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;

9.1.10 Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada

           sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;

9.1.11 Sofa disediakan di ruang menunggu;

9.1.12 Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN API tidak  

  boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang melindunginya;

9.1.13 Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya;
9.1.14 Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan;

9.1.15 Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporat dan diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia ada boleh dikekalkan dan diselenggarakan);

9.1.16 Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; dan

9.1.17 Penyambut tetamu dan pegawai keselamatan hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter Lobi Utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.

9.2 Bilik Rehat Pekerja

9.2.1 Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

9.2.2 Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan;

9.2.3 Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/ berita-berita yang bersesuaian untuk

         disampaikan kepada pekerja;

9.2.4 Boleh menyediakan pelbagai bentuk bahan bacaan dan disusun di rak   

         bacaan;

9.2.5 Mempunyai peralatan/kemudahan kesihatan;

9.2.6 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan

         efektif; dan

9.2.7 Pegawai bertanggungjawab (pemunya / ownership) dilantik bagi

         menguruskan kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor telefon).

9.3 Bilik/Ruang Rehat/Menunggu Tetamu

9.3.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan dengan baik;

9.3.2 Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas dan

         menyenangkan tetamu;

9.3.3 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan 

         efektif; dan

9.3.4 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan

         kebersihan bilik (nama pegawai dan nombor telefon).

9.4 Penginapan Pelanggan

9.4.1 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan dengan baik;
9.4.2 Pastikan peralatan/kemudahan/perabot tidak berhabuk;

9.4.3 Sentiasa memastikan kawasan sekitar bersih, kemas dan menyenangkan tetamu;

9.4.4 Peralatan/perabot yang telah rosak dikeluarkan dan diganti dengan yang baru;

9.4.5Peralatan/perabot yang rosak dilabelkan dan diasingkan untuk dibaiki/dilupuskan;

9.4.6 Menyediakan sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/peralatan;

9.4.7 Perabot/peralatan/kemudahan disusun dengan memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan; dan

9.4.8 Kemudahan tanda/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, dan diletakkan di kawasan yang strategik dengan pandangan orang awam.

9.5 Surau/Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:

9.5.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

9.5.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;

9.5.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas;

9.5.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;

9.5.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;

9.5.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan;

9.5.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas;

9.5.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;

9.5.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

9.5.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;

9.5.11 Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana    

           yang sentiasa segar;

9.5.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;

9.5.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;

9.5.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan; dan

9.5.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).

9.6 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang

Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

9.6.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

9.6.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan

         baik;

9.6.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun

         kemas ketika tidak digunakan;

9.6.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

9.6.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik

         mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);

9.6.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Jabatan/bahagian dan lain-lain); 
 9.6.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai;

9.6.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan;
9.6.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

9.6.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

9.6.11 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan; dan

9.6.12 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi  

           menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang.

9.6.12.1 Nama pegawai; dan

9.6.12.2 Nombor telefon

9.7 Bilik Latihan

9.7.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

9.7.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain);

9.7.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

9.7.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

9.7.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

9.8 Perpustakaan/Pusat Sumber

9.8.1 Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;

9.8.2 Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan;

9.8.3 Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

9.8.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif;

9.8.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan

9.8.6 Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.

9.9 Tempat Makan/Kafeteria

9.9.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

9.9.2 Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa bersih dan tidak berhabuk;

9.9.3 Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna serta boleh digunakan dengan selamat;

9.9.4 Penyediaan makanan kepada pelanggan bersih, kemas, teratur serta memenuhi kriteria dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan menitikberatkan ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;

9.9.5 Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan gelas, sajian dan sebagainya) yang bersih, tidak berdebu dan memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;
9.9.6 Kaunter bayaran sentiasa yang bersih dan selesa untuk pelanggan;

9.9.7 Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa makanan dan sabun disediakan;

9.9.8 Persekitaran yang bersih, dan bebas dari bau busuk;

9.9.10 Maklumat-maklumat yang ingin disampaikan kepada pekerja / pelanggan boleh diletakkan di Papan Kenyataan di tempat yang sesuai;

9.9.11 Pekerja yang ingin membungkus makanan untuk makan di pantri pejabat, WAJIB meletakkan makanan tersebut di dalam beg kertas sebelum dibawa naik ke pejabat;

9.9.12 Peniaga dan pelanggan dilarang merokok di sekitar kafeteria; dan

9.9.13 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

9.10 Pantri

9.10.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

9.10.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan;

9.10.3 Kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan;

9.10.4 Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional);

9.10.5 Peralatan yang dibenarkan di pantri:

9.10.5.1 Peti sejuk;

9.10.5.2 Microwave;

9.10.5.3 Cerek elektrik;

9.10.5.4 Pembakar roti;
9.10.5.5 Penapis air

9.10.5.6 Periuk nasi elektrik (rice cooker);

9.10.5.7 Rak pinggan;

9.10.5.8 Water dispenser;

9.10.5.9 Frame Gambar (contoh: buah-buahan, poster pemakanan seimbang);

              dan

9.10.5.10 Radio atau televisyen

9.10.6 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan;

9.10.7 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam almari/rak;

9.10.8 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;

9.10.9 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;

9.10.10 Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih (digalakkan menggunakan warna korporat);

9.10.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);

9.10.12 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;

9.10.13 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada  

             sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak

             menyenangkan;

9.10.14 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak  

             menyenangkan;

9.10.15 Makanan dan minuman tidak dibenarkan di bawa keluar dari pantri;

9.10.16 Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;

9.10.17 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,

             peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;

9.10.18 Dilarang merokok di dalam pantri; dan

9.10.19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi

             menguruskan kebersihan pantri.

9.10.19.1 Nama pegawai; dan

9.10.19.2 Nombor telefon. 

9.11 Tandas/Tandas OKU

9.11.1 Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air di tempat mengambil wuduk hendaklah ditandakan dengan nombor bilangannya;

9.11.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:

9.11.2.1 Bekas sampah;

9.11.2.2 Sanitary bin (untuk bilik air wanita);

9.11.2.3 Alat pengering tangan (hand drayer);

9.11.2.4 Mesin penyembur pewangi;

9.11.2.5 Soap dispenser; dan

9.11.2.6 Kertas tisu.

9.11.3 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;

9.11.4 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama;

9.11.5 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang;

9.11.6 Semua lampu berfungsi dengan baik;
9.11.7 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;

9.11.8 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat;

9.11.9 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna;

9.11.10 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna;

9.11.11 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air;

9.11.12 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna;

9.11.13 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;

9.11.14 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik;

9.11.15 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada

           sabun;

9.11.16 Tisu sentiasa ada di dalam tandas;

9.11.17 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas;

9.11.18 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam

             bilik air;

9.11.19 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan; dan

9.11.20 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik air.

9.11.20.1 Nama pegawai; dan

9.11.20.2 Nombor telefon.

9.12 Gimnasium

9.12.1 Segala peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan;

9.12.2 Selepas menggunakan peralatan senaman, pengguna hendaklah membersihkan alatan tersebut supaya selesa digunakan oleh pengguna lain;

9.12.3 Peralatan senaman diselenggarakan mengikut jadual yang telah ditetapkan;

9.12.4 Di dalam ruang gimnasium tidak dibenarkan meletak barang-barang hiasan yang boleh menimbulkan gangguan dan kecederaan (contoh: water features, akuarium, kerusi, meja dan stor tambahan);

9.12.5 Jadual penggunaan gimnasium hendaklah diletakkan di pintu masuk gimnasium;

9.12.6 Peti kecemasan (first aid kit) hendaklah disediakan secukupnya dan dipegang oleh pegawai yang bertugas;

9.12.7 Setiap peralatan gimnasium hendaklah dipamerkan nama alatan dan prosedur penggunaannya;

9.12.8 Rekod penggunaan gimnasium hendaklah diwujudkan (contoh: buku rekod pengguna);

9.12.9 Seorang pegawai hendaklah ditugaskan bagi menyelia penggunaan gimnasium sepanjang masa ianya beroperasi termasuk di luar waktu pejabat; dan

9.12.10 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan gimnasium:

9.12.10.1 Nama pegawai; dan

9.12.10.2 Nombor telefon.

9.13 Laluan Utama/ Laluan Awam

9.13.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan;

9.13.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;

9.13.3 Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

9.13.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan

9.13.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggarakan dan dikemaskinikan maklumatnya.

9.14 Lif Umum/Lif Bomba/Lif Pemunggah

9.14.1 Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekotoran serta sampah;

9.14.2 Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal;

9.14.3 Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik;

9.14.4 Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif dan mikrofon perhubung berfungsi dengan baik);

9.14.5 Lif sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan;
9.14.6 Kemudahan OKU disediakan; dan

9.14.7 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

9.15 Dewan Serba guna/Auditorium

9.15.1 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta sampah;

9.15.2 Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan selamat;

9.15.3 Kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih dan memuaskan keadaannya;

9.15.4 Lampu di dalam auditorium berfungsi dengan baik;

9.15.5 Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;

9.15.6 Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berhabuk dan sentiasa dalam terkawal; dan

9.15.7 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

9.16 Taman Rekreasi

9.16.1 Memastikan peralatan permainan yang disediakan boleh digunakan dengan selamat;

9.16.2 Tiada sampah-sarap yang bertaburan di atas jalan dan rumput;

9.16.3 Tong sampah disediakan untuk kemudahan pengguna;

9.16.4 Ada sistem penyelenggaraan taman rekreasi tersebut supaya ianya terjaga dan terkawal;

9.16.5 Susunan peralatan/kemudahan teratur dan memenuhi ciri keselamatan; dan

9.16.6 Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

10. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

10.1 Papan Tanda Jabatan/Papan Tanda Arah/Petunjuk

10.1.1 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

10.1.2 Saiz yang sesuai dan senang difahami;

10.1.3 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan

10.1.4 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

10.2 Media/Bahan Pameran

10.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

10.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskinikan mengikut keadaan semasa;

10.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan

10.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

10.3 Tanaman Pokok

10.3.1 Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luar Jabatan/Bahagian;

10.3.2 Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; dan

10.3.3 Tiada pokok yang mati/rosak di sekeliling.

10.4 Lot Letak Kereta

10.4.1 Sentiasa berada dalam keadaan bersih;

10.4.2 Sediakan tapak letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai; dan

10.4.3 Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan orang ramai mencari kenderaan masing-masing.

10.5 Pondok Pengawal

10.5.1 Pondok pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik, bersih dan tidak berhabuk;

10.5.2 Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan/pegawai;

10.5.3 Sediakan Buku Rekod keluar masuk pelanggan; dan

10.5.4 Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan sentiasa membantu pelanggan.

10.6 Tempat Buangan Sisa

10.6.1 Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan dan mengikut piawaian dan keperluan peraturan;

10.6.2 Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran;

10.6.3 Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan buangan sisa;

10.6.4 Menampilkan suasana tempat pembuangan sisa yang menyenangkan pemandangan pekerja/pelanggan; dan

10.6.5 Terdapat tempat khas untuk amalan kitaran semula.

11. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

11.1 Dari segi penampilan diri dan imej:

11.1.1 Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam.

11.2 Perhubungan dengan rakan sejawat;

11.2.1 Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.

11.3 Perhubungan dengan pelanggan; dan

11.3.1 Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

11.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

11.4.1 Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

12. KESELAMATAN PERSEKITARAN

12.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:

12.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan dan sebagainya);

12.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang;

12.1.3 Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

12.1.4 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;

12.1.5 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas

(contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS);

12.1.6 Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra pelupusan);

12.1.7 Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman IKBN (contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);

12.1.8 Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilaporkan dan diselenggarakan dengan segera;

12.1.9 Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan

12.1.10 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

13. PENUTUP

Piawaian tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan tertakluk kepada pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripada Pengerusi Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S IKBNSI.