PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Lima ini ialah untuk memberi pemahaman tentang pelaksanaan audit dalaman Amalan 5S yang diguna pakai semasa proses audit berlangsung di IKBNSI.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di Bahagian-bahagian sebagai         penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala seperti secara bulanan atau mingguan. Pengauditan ini amat diperlukan untuk memastikan setiap bahagian dalam organisasi mengetahui kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan Amalan 5S.

2.2  Penilaian Audit Dalaman Amalan 5S ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang dikenal pasti supaya dapat mewujudkan persaingan yang sihat dalam organisasi.

3. AUDIT DALAMAN 5S

3.1 Lantikan

Juruaudit adalah dilantik oleh Pengerusi Jawatankuasa Induk Amalan 5S Institut. 

3.3 Tujuan

Di antara tujuan audit dalaman dijalankan adalah:

                       i.       Mendapatkan maklumat berkenaan status perlaksanaan amalan 5S berbanding dengan keperluan sebenar;

                      ii.       Mendapatkan maklumat berkenaan kekuatan dan kelemahan amalan 5S untuk bahagian yang diaudit;

                     iii.       Dapatan daripada pelaksanaan Amalan 5S akan digunakan sebagai asas untuk cadangan penambahbaikan serta pindaan terhadap sistem pengurusan kualiti institut;

                     iv.       Digunakan sebagai faktor motivasi untuk melaksanakan penambahbaikan secara berterusan (KAIZEN) serta meningkat dan menggalakkan aktiviti-aktiviti kreativiti dan inovasi;

                      v.       Sebagai medium komunikasi bagi menyampaikan keperluan-keperluan Amalan 5S kepada semua di tempat kerja;

                     vi.       Memastikan aktiviti 5S dijalankan secara berterusan untuk memupuk kesedaran dan menjadikannya sebagai satu budaya di tempat kerja.

3.4 Tugas dan Tanggungjawab

                      i.        Ketua Juruaudit perlu merancang perlaksanaan audit dalaman sebanyak dua kali setahun kepada semua SGA.

                     ii.        Memaklumkan tempat/bahagian yang akan diaudit.

                    iii.        Menetapkan tarikh dan mengesahkan kehadiran juruaudit dan wakil bahagian/jabatan yang diaudit.

                   iv.        Melakukan audit dengan menggunakan senarai semak (KA-01/KA-02/KA-03/ untuk ruangan pejabat dan ruangan bengkel latihan dengan kehadiran ketua kumpulan.

                    v.        Selepas melakukan senarai semak juruaudit dalam lawatan audit yang lepas.

                   vi.        Mengadakan perbincangan dikalangan juruaudit bagi mencapai persetujuan ke atas hasil audit dan permarkahan yang telah diberikan.

                  vii.        Menyedia dan menghantar laporan kepada Jawatankuasa Induk Amalan 5S Institut dan bahagian yang diaudit untuk diambil tindakan pembetulan.

                 viii.        Ketua Juruaudit perlu menggunakan borang (BMS – 01 – 04) untuk pengauditan keseluruhan yang akan dibuat sebanyak 2 kali.

4. PENUTUP

Penilaian Audit Dalaman biasanya akan menggerakkan organisasi untuk membaik

pulih secara berterusan ke atas kualiti dan keberkesanan terhadap perkhidmatan

yang disampaikan kepada pelanggan. Aktiviti audit yang terancang dan berterusan

dapat membantu warga IKBNSI untuk sentiasa bersedia menghadapi auditan 5S

sebenar oleh pihak MPC bagi mendapatkan dan mengekalkan pensijilan Amalan 5S.