MENGENALI AMALAN 5S

1. TUJUAN

• Tujuan Bahagian Satu ini ialah untuk memberi pemahaman tentang Amalan 5S.

2. LATAR BELAKANG

• Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.
• Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

3. MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S

   3.1 Amalan 5S

3.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‛S‟ yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

3.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai “Kaizen” dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

3.1.3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

(a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;

(b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;

(c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian  masalah dan penambahbaikan;

(d) Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja  yang lebih baik;

(e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;
(f)  Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

(g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

3.2 Prinsip Amalan 5S

          3.2.1 Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di                           tempat kerja

  Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak  diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja. Proses pengasingan ini  membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau  masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan.  Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan.

3.2.2. Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil  dan disimpan semula di tempatnya

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama  menyusun ialah:

• menjimatkan penggunaan ruang;
• penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur; dan
• memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan         datang.

3.2.3. Sapu (Seiso): Mencuci atau membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di atas lantai, mesin, peralatan dan persekitaran tempat kerja

Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat pekerja untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Menjadi keperluan tempat/peralatan/kawasan yang disapu/dibersih pada setiap masa dengan jadual penyelenggaraan yang berkesan.

3.2.4 Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap pekerja akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure

3.2.5 Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih pekerja berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan
secara berkala.

3.3 Faedah Melaksanakan Amalan 5S 
 

3.3.1  Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih, kemas dan tersusun rapi;

3.3.2  Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat;

3.3.3  Pekerja berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran  tempat kerja yang bersih dan kondusif;

3.3.4  Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam melaksanakan kerja;

3.3.5  Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake proofing);

3.3.6 Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses pengeluaran/pemberian  perkhidmatan;

3.3.7  Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas;

3.3.8 Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan persekitaran yang    berkualiti;

3.3.9    Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;

3.3.10  Pengurusan kos yang lebih berkesan;

3.3.11  Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian perkhidmatan;

3.3.12  Memudahkan urusan penyelenggaraan;

3.3.13  Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan

3.3.14  Meningkatkan imej korporat organisasi.

3.4 Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S

     3.4.1 Penjimatan Kos:

(a) Penjimatan penggunaan inventori;

(b) Menghalang kerosakan ke atas inventori;

(c) Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan

(d) Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

    
     3.4.2 Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

(a) Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja;

(b) Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses;

     dan

(c) Mempermudah kawalan dan penyelenggaraan.

  
     3.4.3 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

(a) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan      kemudahan-kemudahan yang diguna pakai;

(b) Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan          kemudahan-kemudahan; dan

(c) Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan-  kemudahan.

3.4.4 Jaminan kualiti:

(a) Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan;

(b) Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat; dan

(c) Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan.

3.4.5 Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

(a) Menghapuskan keadaan yang membahayakan;

(b) Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

(c) Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan

     kemalangan;

(d) Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan

(e) Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

3.4.6 Meningkatkan motivasi pekerja:

(a) Perhubungan yang baik antara anggota;

(b) Membentuk disiplin yang tinggi; dan

(c) Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.

3.5 Tindakan Yang Bukan Amalan 5S

Antara tindakan yang bukan ciri Amalan 5S adalah seperti berikut:

3.5.1 Memberi latihan pengemasan;

3.5.2 Satu cara untuk menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang kecacatan;

3.5.3 Satu cara untuk memaksa orang bekerja;

3.5.4 Satu cara untuk memaksa orang bekerja dengan lebih tekun dan pantas; dan

3.5.5 Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu (bermusim) sebagai contoh dilaksanakan dalam bulan kualiti atau pertandingan sahaja.

3.6 Tentangan Terhadap Pelaksanaan Amalan 5S

Antara bentuk persoalan mempamerkan tingkah laku penentangan pelaksanaan Amalan 5S ialah:

3.6.1  Apa yang hebat sangat tentang Amalan 5S?

3.6.2  Kenapa saya sebagai Ketua Jabatan, perlu jadi pengerusi Amalan 5S?

3.6.3  Kenapa perlu bersih, sedangkan ia akan kotor lagi?

3.6.4  Adakah melakukan sisih dan susun akan meningkatkan output?

3.6.5 Kenapa perlu tumpu sangat pada suatu yang remeh seperti Amalan 5S (sisih dan  susun)?

3.6.6 Bukankah kita memang sudah lakukan Amalan 5S?

3.6.7 Sememangnya tempat kerja saya berserabut, tetapi saya tahu mana hendak mendapatkannya?

3.6.8 Bukankah kita dah lakukan Amalan 5S setahun dulu?

3.6.9 Bukankah Amalan 5S dan aktiviti penambahbaikan lain sesuai untuk kilang   

           sahaja?

3.6.10 Tidak tahukah bahawa kami terlalu sibuk untuk melaksanakan Amalan 5S (sisih

           dan susun)?

3.6.11 Siapa mereka, hendak arahkan saya buat Amalan 5S?

3.6.12 Kita tidak perlukan Amalan 5S. Kita bukan kerja cari untung, jadi buat kerja kita

           sajalah?

4. KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S

4.1 Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan

Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan 5S selain mampu memberi kesan yang berpanjangan. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh anggotanya.

4.2 Membentuk Prasarana Yang Berkesan

Sediakan prasarana yang bersesuaian. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan 5S dalam organisasi. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan 5S dan terma rujukan yang jelas.

4.3 Mengadakan Sistem Komunikasi Yang Berkesan

Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kepada anggota lain. Untuk itu, beberapa kaedah boleh digunakan misalnya:

4.3.1 Melalui mesyuarat;

4.3.2 Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi;

4.3.3 Informasi di papan kenyataan;

4.3.4 Poster dan risalah; dan

4.3.5 Surat berita dalaman (Newsletter).

4.4 Melatih Semua Peringkat Anggota Untuk Mengamalkan Amalan 5S

Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan 5S dan anggota lain di dalam organisasi. Perlu dirancang latihan asas Amalan 5S kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan 5S.

4.5 Projek Perintis Amalan 5S – Model 5S

Mulakan dengan projek perintis Amalan 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan anggotanya menunjukkan simptom kurang bermotivasi untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila Amalan 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan Amalan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklum balas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis Amalan 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan Amalan 5S organisasi.

4.6 Penandaarasan Amalan Terbaik

      Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan 5S untuk penambahbaikan yang berterusan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsi dengan anggota yang lain.

4.7 Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A

        Sediakan pelan pelaksanaan Amalan 5S yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan Amalan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan 5S di organisasi lebih berkesan.

4.8 Mengamalkan Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

Audit Dalaman Amalan 5S dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan 5S. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.

5. PENUTUP

5.1  Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota kerana perkara ini hanya memerlukan  pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini boleh  dilaksanakan di semua organisasi.

5.2   Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan  rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.

5.3   Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan selamat ke arah  sistem penyampaian perkhidmatan IKBN bertaraf dunia.

5.4  Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga  menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S.

5.5 Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi  penyampaian perkhidmatan organisasi yang cemerlang.

                                                              

HALA TUJU AMALAN 5S

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Dua ini ialah untuk memberi pemahaman tentang hala tuju Amalan 5S di Institut Kemahiran Belia Negara Seri Iskandar.

2. LATAR BELAKANG

2.1  Keperluan IKBNSI mempraktikkan Amalan 5S merupakan satu usaha untuk menzahirkan IKBNSI mempunyai sumber manusia jauhari yang berupaya mempamerkan kecekapan dan keberkesanan mewujudkan identiti korporat dalam aspek pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti. Keupayaan ini akan memaparkan imej korporat IKBNSI yang sentiasa di perkasa menerusi keupayaannya dalam proses penambahbaikan secara berterusan untuk:

2.1.1. Merangsang persekitaran kerja yang bersih, kemas dan selamat untuk keberkesanan  operasi

2.1.2.  Penjimatan, pengurangan dan mengelakkan pembaziran; dan

2.1.3.  Menjana semangat kerja berpasukan dalam organisasi.

2.1.4. Dalam konteks Perkhidmatan Awam, Amalan 5S ini merupakan salah satu bentuk  pelaburan jangka panjang IKBNSI untuk memastikan IKBNSI terus teguh (resilient)   menghadapi cabaran-cabaran persekitaran dan ekspektasi pelanggan, dipercayai (build   trust), menggembirakan pelanggan (delighting customers) serta mempunyai reputasi       sebagai sebuah organisasi contoh atau model kepada agensi-agensi kerajaan yang lain.
2.1.5.  Pembentukan hala tuju pelaksanaan Amalan 5S di IKBNSI adalah sejajar dengan

                hala tuju Korporat IKBN yang sedang dikuatkuasakan kini.

3. HALA TUJU AMALAN 5S IKBNSI

3.1 Polisi Amalan 5S IKBNSI

Kami Warga IKBNSI akan sentiasa memastikan Amalan 5S dilaksanakan secara berterusan dengan mengamalkan budaya kerja berpasukan dan berdisiplin bagi mencapai perkara berikut:

-     Meningkatkan produktiviti dan sistem penyampaian.

-     Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, selamat dan kondusif.

-     Menguruskan sumber dengan bijaksana.

-     Mewujudkan budaya Kaizen (budaya kerja berterusan) dalam kalangan Warga                   IKBNSI.

-     Melahirkan pelajar yang mahir, berketerampilannya dan kebolehpasaran.

3.2 Slogan Amalan 5S IKBNSI

          C.I.K – Cemerlang, Indah dan Kondusif

3.3 Logo Amalan 5S IKBNSI

3.4 Model Amalan 5S IKBNSI

Model Amalan 5S – Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal - IKBN melalui pendekatan Rancang (Plan), Laksana (Do), Semak (Check) dan Tindakan (Action)- (PDCA) bagi mencipta nilai tambah kepada sistem penyampaian perkhidmatan IKBNSI dengan konsisten dalam persekitaran berkualiti.

3.5 Visi Amalan 5S IKBNSI

Menjadikan IKBN Seri Iskandar sebagai institusi unggul yang mengamalkan 5S dalam melahirkan tenaga kerja mahir.

3.6 Misi Amalan 5S IKBNSI

Mengimplementasikan Amalan 5S sebagai amalan yang mendorong warga IKBN Seri Iskandar  dalam memberikan perkhidmatan yang sistematik, efisien dan berkualiti.

3.7 Objektif Amalan 5S IKBNSI

 Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti di  tempat kerja seperti berikut:

3.7.1 Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat;

3.7.2 Pengurusan operasi organisasi menjadi mudah,cekap dan telus;
3.7.3 Penggunaan ruang kerja yang optimum;

3.7.4 Peningkatan semangat kerja berpasukan;

3.7.5 Peningkatan kecekapan sistem penyampaian; dan

3.7.6 Peningkatan imej korporat organisasi.

3.7.7 Pengurangan rungutan pelanggan;
3.7.8 Pengurusan aset, stor dan dokumen yang lebih berkesan;

3.7.9 Penggunaan kaedah dan piawaian urusan kerja yang jelas;

3.8 Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di IKBNSI

Pendekatan pelaksanaan Amalan 5S di IKBNSI memfokuskan kepada fasa-fasa berikut:

3.8.1 Komitmen kepimpinan pengurusan

Komitmen pengurusan yang jitu dan konsisten meliputi penglibatan dalam merancang, melaksana, memantau dan mengkaji semula pelaksanaan Amalan 5S dari semasa ke semasa bagi mewujudkan suasana kerja yang berkualiti dan produktif.

3.8.2 Kesedaran amalan terbaik 5S

Mempelbagaikan program kesedaran dan pendedahan mengenai pelaksanaan Sistem Amalan 5S menerusi latihan yang berjadual.

3.8.3 Melatih anggota organisasi

Mengadakan program dan aktiviti berbentuk pengkaryaan ilmu dan pengalaman kepada seluruh warga IKBNSI secara berjadual.

3.8.4 Penyertaan menyeluruh

Penglibatan seluruh warga IKBNSI dalam melaksanakan Sistem Amalan 5S yang konsisten dan mengekalkan keseragaman dan ruang kerja yang kondusif, selamat dan ceria. Pendekatan P.D.C.A digunakan dalam pelaksanaan program.

3.9 Warna Penandaan

3.9.1 Tujuh warna yang digunakan dalam logo mewakili 7 hari dalam seminggu. Putih mewakili  Isnin, merah mewakili Selasa, biru mewakili Rabu, ungu mewakili Khamis, hijau mewakili Jumaat, hitam mewakili Sabtu dan kuning mewakili Ahad. Ini membawa maksud amalan 5S perlu dijalankan setiap hari dari semasa ke semasa tanpa mengira hari.

3.9.2 Maksud penggunaan warna dalam logo.

·    Putih melambangkan permulaan untuk amalan 5S. Segala amalan bermula dengan    sehelai kertas putih, pembentukan di atasnya adalah usaha ahli – ahli.

·   Merah bermaksud tindakan melaksanakan dan galakan yang diberi oleh pihak        pengurusan. Dengan semua ini, semangat untuk melaksanakan sesuatu yang baru  akan membara.

·  Biru melambangkan kerjasama dan perpaduan daripada semua pihak untuk      melaksanakan amalan 5S.

·  Ungu melambangkan sikap berdikari dan juga pertimbangan yang baik dalam    melaksanakan sesuatu perkara.

·    Hijau mewakili semangat untuk mempelajari, membangunkan dan menerapkan unsur  – unsur yang berguna untuk membangunkan amalan 5S dalam institut secara  harmoni.

·    Hitam melambangkan kejituan semangat amalan 5S dalam institut.

·    Kuning mewakili kebijaksanaan, intelek serta kemegahan.

3.9.3 Maksud simbol yang digunakan dalam logo

Simbol bunga diterapkan dalam logo supaya mengingatkan warga IKBNSI bahawa kitaran 5S iaitu sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal perlu dilakukan secara berterusan untuk mendapatkan persekitaran yang sistematik, efisien dan berkualiti.

3.10 Ciri Keutamaan Amalan 5S di IKBNSI

3.10.1 Beridentitikan imej korporat yang mempamerkan persekitaran berkualiti iaitu  kebersihan, kekemasan dan keselamatan;
3.10.2  Perkongsian sumber (masa, tenaga, kewangan dan ilmu);
3.10.3  Hubungan harmoni dalam organisasi;
3.10.4  Kreatif dalam penggunaan sumber; dan
3.10.5 Penjimatan pelaksanaan dengan tiada pembaziran dalam penggunaan sumber  (barangan kitar semula, masa, tenaga, kewangan dan ilmu).

3.11 Penumpuan Persekitaran Berkualiti

Empat (4) aspek generik persekitaran berkualiti diberi penumpuan di IKBN, iaitu:

3.11.1 Persekitaran tempat kerja yang selamat;

3.11.2 Persekitaran tempat kerja yang kemas dan bersih untuk keselesaan pelanggan dalaman dan luaran;

3.11.3 Pengurusan fail dan stor yang cekap dan berkesan; dan

3.11.4 Mengamalkan semangat kerjasama dan kerja berkumpulan.

3.12 Kunci Kejayaan Pelaksanaan Amalan 5S di IKBNSI

Kunci utama kejayaan pelaksanaan Amalan 5S di IKBNSI seperti berikut:

3.12.1 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan;

3.12.2 Penyertaan dan penglibatan setiap individu di IKBNSI secara berterusan; dan

3.12.3 Pelaksanaan secara berterusan – Kitaran P.D.C.A

4. PENUTUP

Secara keseluruhan, kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan persekitaran berkualiti menjadikan IKBNSI sebuah organisasi yang mempunyai persekitaran tempat kerja yang bersih, tersusun dan bersistematik serta selamat. Melalui Amalan 5S, warga IKBNSI secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

LANGKAH LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S DI IKBN SERI ISKANDAR

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Bahagian Tiga ini ialah untuk memberi panduan terhadap langkah-langkah 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal) yang dapat membantu warga IKBNSI untuk pelaksanaan Amalan 5S dengan lebih mudah dan berkesan.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Panduan pelaksanaan Amalan 5S ini mengandungi langkah-langkah 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal yang membantu anggota IKBNSI untuk memahami dan melaksanakan konsep 5S dengan lebih terancang, mudah dan berkesan.

2.2 Panduan langkah-langkah Amalan 5S ini sebagai bahan rujukan kepada semua peringkat organisasi di IKBNSI untuk mewujudkan persekitaran yang berkualiti di IKBNSI, di samping menentukan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan serta dapat memupuk usaha penambahbaikan di persekitaran tempat kerja secara berterusan.

2.3 Dalam konteks pemindahan pengetahuan dan proses pembelajaran berterusan, penggunaan rujukan kepada panduan langkah-langkah Amalan 5S ini perlu ditambahi lagi dengan bahan-bahan rujukan dan sokongan lain seperti penerbitan-penerbitan Amalan 5S, pekeliling-pekeliling, garis panduan-garis panduan pengurusan pejabat, prosedur-prosedur Sistem Pengurusan Kualiti dan latihan Amalan 5S.

3. Panduan Pelaksanaan Amalan 5S

3.1 Langkah 1: Persediaan

3.1.1 Penetapan zon

Seluruh kawasan di bawah seliaan institut perlu dibahagikan kepada zon-zon dan melantik pegawai bertanggungjawab (empunya tempat kerja) terhadap zon berkenaan.  Kawasan ini perlu meliputi kawasan guna sama seperti tangga, laluan, ruangan menunggu dan sebagainya.

3.1.2 Penetapan Objektif dan Sasaran

Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S Institut perlu menetapkan objektif dan sasaran pelaksanaan Amalan 5S bagi setiap SGA berdasarkan polisi yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Induk Amalan 5S IKBNSI.

3.1.3 Pengumpulan Data

Setiap SGA perlu merekodkan situasi semasa (sebelum) dengan mengambil gambar. Sudut yang sama akan digunakan untuk penilaian selepas Amalan 5S dilakukan.  Penilaian menggunakan borang (BMS – 01 – 03) terhadap tempat kerja perlu dibuat bagi mendapatkan maklumat keadaan sebelum Amalan 5S dimulakan.

3.1.4 Latihan

Latihan pendedahan kepada semua warga kerja terutamanya kepada ahli-ahli Jawatankuasa perlu dilakukan.

3.1.5 Merangka Pelan Tindakan

Satu pelan tindakan pelaksanaan perlu disediakan untuk sepanjang tempoh 3 tahun pertama.  Pelan tindakan ini perlu dikaji semula setiap 3-6 bulan bergantung kepada keperluan.  Contoh pelan tindakan adalah seperti di Lampiran 1

`

3.16 Lawatan Penandaarasan.

Lawatan penandaarasan amalan 5S telah diadakan di Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak pada 1 Februari 2011 dan Institut Kemahiran Mara Beseri Perlis pada 10 Februari 2011. Gambar – gambar lawatan disertakan di Lampiran 2. 

3.1.7 Pelancaran Amalan 5S

Pelancaran Amalan 5S perlu diadakan bagi menandakan permulaan aktiviti Amalan 5S secara rasmi.  Antara aktiviti yang boleh dilakukan semasa pelancaran adalah gotong-royong perdana (Big Cleaning Day)

3.2 Langkah 2: Seiri (Sisih)

Aktiviti ini perlu dilakukan oleh empunya tempat kerja (gemba) bersama dengan rakan sekerja.  Ini bagi memastikan empunya tempat kerja tidak menyembunyi dan menyimpan apa-apa barangan/dokumen yang tidak diperlukan untuk melakukan kerjanya.

                    i.       Perhatian sekitar tempat kerja dan kesan barangan/dokumen yang tidak diperlukan dan tidak sepatutnya ada di dalam tempat kerja bagi melakukan kerja/tugas.

                  ii.       Tetapkan kriteria kaedah pengasingan dan pembuangan barangan/dokumen yang diperlukan dan tidak diperlukan.

                 iii.       Rekodkan situasi semasa dengan mengambil gambar.  Letakkan gambar ini di dalam carta kemajuan BMS – 01 – 03.

                 iv.       Barangan/dokumen yang tidak diperlukan untuk melakukan kerja dan yang tidak diketahui statusnya, hendaklah ditandakan dengan tag merah (S01-02).

                  v.       Semasa melakukan proses menanda tag merah, tanyakan soalan-soalan berikut untuk membantu dalam membuat keputusan.

a.      Adakah barangan/dokumen ini diperlukan?

                                          i.       Jika ya, berapakah kuantiti diperlukan?

                                        ii.       Jika ya, apakah kekerapan ianya digunakan?

                                       iii.       Jika ya, di manakah ianya perlu diletakkan?

                                       iv.       Jika ya, siapakah yang kerap menggunakannya?

b.     Siapakah yang bertanggungjawab terhadap barangan/dokumen tersebut?

c.      Adakah barangan/dokumen lain berada di tempat kerja?

d.     Adakah peralatan/bahan yang terletak di atas lantai?

e.      Sekiranya barangan/dokumen tersebut dialihkan, adakah ianya akan memberi apa-apa kesan?

f.             Adakah barangan/dokumen tersebut mengganggu laluan?

                 vi.       Asing dan letakkan barangan/dokumen yang telah ditanda dengan tag merah di tempat penyimpanan sementara sebelum dibuat penilaian semula.

                vii.       Tempat penyimpanan sementara perlulah dilabelkan dan boleh dilihat dengan jelas bagi membolehkan kawal visual dilakukan.

              viii.       Lantik pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga dan menguruskan tempat penyimpanan tersebut.

                 ix.       Paparkan gambar barangan yang di tag merah di papan kenyataan agar ianya boleh dilihat oleh orang lain.

                  x.       Barangan yang disimpan di dalam tempat penyimpanan sementara perlulah disimpan selama 3-4 bulan sebelum ianya dipindahkan ke tempat pengumpulan untuk dibuang/lupus.

                 xi.       Proses pelupusan barangan/dokumen perlulah menepati tatacara pelupusan yang telah di tetapkan oleh arahan/pekeliling semasa.

                xii.       Membuang barangan/dokumen yang tidak diperlukan secara serta merta setelah penilaian semula dilaksanakan.

              xiii.       Rekodkan situasi semasa dengan mengambil gambar dan ditampal di dalam carta kemajuan BMS – 01 – 03 .Carta ini dipamerkan di sudut/ruangan Amalan

              xiv.       Buat penilaian (bahagian seiri di dalam borang KA-01/KA-02/KA-03) terhadap pencapaian selepas proses penyisihan dilakukan.

Markah	Tindakan
³ 15	Lakukan Seiton
< 15	Ulangi langkah iv sehingga xiii

3.3 Langkah 3: SEITON (SUSUN)

Lakukan langkah ini setelah selesai langkah seiri dan telah mencapai tahap yang ditetapkan.

                    i.       Pastikan semua barangan/dokumen telah dikeluarkan daripada tempat kerja;

                  ii.       Sediakan pelan susun atur (layout plan) bagi setiap barangan/dokumen di tempat kerja dengan mengambil kira perkara-perkara berikut:

a.        Aliran kerja yang efisien;

b.        Tempat yang sesuai dan selamat;

c.        Barangan/dokumen boleh dicapai dengan mudah dengan menggunakan kaedah masuk dulu keluar dulu (MDKD) ataupun first in first out (FIFO).

               iii.        Rekodkan situasi semasa dengan mengambil gambar sebelum tindakan.

               iv.        Setiap barangan/dokumen perlu diletakkan menggunakan prinsip 3 fixed keys iaitu:

a.        Semua barangan/dokumen mempunyai tempat penyimpannya sendiri;

b.        Semua barangan/dokumen diletakkan di lokasi yang tetap;

c.        Semua barangan/dokumen diletakkan dalam kuantiti yang tetap.  Nyatakan jumlah minima/maksima di mana perlu.

               v.         Semua barangan/dokumen dan lokasinya perlu ditandakan dengan label yang jelas dan sistematik. Penggunaan kod warna dan paparan gambar barang adalah digalakkan di mana bersesuaian;

               vi.        Kategorikan barangan/dokumen mengikut kategori berikut:

a.        Kerap digunakan (setiap jam/hari) à diletakkan berhampiran dengan pegawai;

b.        Kadang-kadang digunakan (seminggu/sebulan sekali) à diletakkan jauh sedikit;

c.        Jarang digunakan (lebih daripada sebulan) à diletakkan lebih jauh tetapi di dalam tempat kerja.

              vii.        Letakkan barangan/dokumen agar mudah dilihat, dicapai dan dikembalikan bagi meminimumkan masa pencarian.  Sasaran tempoh masa pencarian adalah 30 saat;

            viii.        Garisan pembahagi digunakan untuk membezakan lokasi kawasan peralatan/mesin/laluan kawasan kerja dengan menggunakan cat atau pelekat;

               ix.        Wujudkan Address Grid bagi memudahkan pengesanan kawasan kerja.

                x.        Rekodkan situasi semasa dengan mengambil gambar.

a.    Buat penilaian (bahagian seiton di dalam borang KA-01/KA-02/KA-03) terhadap

       kemajuan yang dilakukan.

Markah	Tindakan
³ 15	Lakukan Seisou
< 15	Ulangi langkah 1 sehingga selesai

3.3.1  Carta Pelaksanaan Seiton di tempat kerja

3.3.1.1 Contoh penyusunan perkakasan tangan. Setiap barang diletakkan di tempat yang tetap.

3.4 Langkah 4: SEISOU (SAPU)

Langkah seisou melibatkan aktiviti harian, mingguan ataupun bulanan disamping aktiviti gotong-royong perdana yang boleh dilakukan beberapa kali dalam setahun.

                       i.       Bahagikan tugas pembersihan dan pemeriksaan peralatan/kawasan mengikut zon yang ditetapkan;

                      ii.       Setiap zon perlu mempunyai pegawai yang dipertanggungjawabkan.  Ini boleh dilakukan dengan mewujudkan peta tanggungjawab (responsibility map);

                     iii.       Tentukan barang-barang yang perlu dibersihkan dan dikategorikan untuk memudahkan kerja-kerja pembersihan;

                     iv.       Sediakan peralatan dan bahan-bahan pembersihan dan letakkan di tempat yang mudah dicapai;

                      v.       Sediakan jadual pembersihan dan pemeriksaan harian untuk aktiviti pembersihan 10 minit sebelum dan selepas kerja. Sistem penggiliran adalah digalakkan di mana bersesuaian;

                     vi.       Pekerja-pekerja harus membersihkan dan memeriksa peralatan / mesin, kawasan kerja masing-masing serta melakukan kerja-kerja penyelenggaraan kecil jika perlu tanpa gagal.

                    vii.       Kebersihan perlu sentiasa dikekalkan dengan mengenal pasti punca sebenar berlakunya kekotoran. Ini boleh dilakukan dengan menyoal “kenapa ianya berlaku” sebanyak 5 kali kepada punca kekotoran.

                   viii.       Di samping aktiviti pembersihan dan pemeriksaan selama 10 min setiap hari, empunya tempat kerja perlu menetapkan masa/slot bagi melaksanakan pembersihan dan pemeriksaan berkala pada setiap minggu ataupun bulan.

                     ix.       Hadkan masa gotong-royong kepada 2-4 jam sahaja.  Antara aktiviti yang boleh dilakukan adalah seperti:

a.    Mengecat lantai

b.    Buat garisan

c.    Mengemas atau menyusun barang-barang

d.    Aktiviti yang difikirkan bersesuaian.

                      x.       Aktiviti ini dilakukan secara serentak dan semua SGA institut hendaklah terlibat.

                     xi.       Rekodkan situasi semasa dengan mengambil gambar.

                    xii.       Buat penilaian (bahagian seisou di dalam borang KA-01/KA-02/KA-03) terhadap kemajuan yang dilakukan.

Markah	Tindakan
³ 15	Lakukan Seiketsu
< 15	Ulangi langkah  1 sehingga selesai

                   xiii.       Apabila SGA telah melengkapkan 4 langkah pertama dengan melaksanakan Seiri, Seiton, dan Seisou,  Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S Institut perlu menetapkan sama ada SGA perlu menambahbaikkan situasi semasa dengan mengulangi langkah 1 ataupun terus ke langkah 5.

3.5 Langkah 5: SEIKETSU (SERAGAM)

Langkah ini melibatkan kaedah kawalan visual dan garis panduan untuk mengekalkan tempat kerja sentiasa kemas dan teratur.  Ini adalah kaedah untuk membudayakan tiga “S” yang pertama.

i.        Pastikan situasi semasa direkodkan dengan mengambil gambar. Gunakan gambar ini untuk memperbetulkan mana-mana kelemahan yang ada.

ii.       Pastikan langkat seiri, seiton, dan seisou dipatuhi dengan baik dan betul

iii.      Semua aktiviti amalan 5S di dokumen dan dipamerkan di sudut Amalan 5S disetiap tempat kerja SGA.  Adalah digalakkan maklumat pencapaian dipamerkan di ruangan pameran lain seperti ruang menunggu utama institut ataupun laman web bagi memberi semangat kepada SGA untuk terus berusaha.

iv.     Wujudkan borang ataupun prosedur bagi menilai keadaan semasa bagi langkah seiri, seiton dan seisou.

v.      Mana-mana borang yang memberi kesan yang tinggi boleh dicadangkan kepada pihak pengurusan agar diguna pakai oleh kumpulan lain.

vi.     Seragamkan mana-mana prosedur yang difikirkan perlu. Contohnya

a.    Seragamkan kaedah penilaian menggunakan tag merah untuk langkah Seiri;

b.    Seragamkan kaedah menandakan garisan pembahagi, proses label, dan pameran maklumat bagi langkat Seiton;

c.    Seragamkan kaedah pembersihan dan pemeriksaan dengan menyeragamkan jadual bertugas bagi langkah Seisou;

d.    Menyeragamkan kaedah komunikasi dalaman bagi tujuan penyebaran maklumat dan perkongsian ilmu.

vii.    Wujudkan kaedah yang seragam bagi kerja-kerja pemeriksaan sistem penyelenggaraan.  Antara kaedah yang boleh dilakukan adalah dengan mendapatkan pandangan dan pendapat kumpulan SGA lain.

viii.   Pastikan setiap mesin dan ruang kerja mempunyai pegawai yang dipertanggungjawabkan.

ix.     Lawatan audit oleh pasukan audit dalaman.

x.      Memberi pengiktirafan dengan cara pujian, komen membangun kepada setiap usaha yang ditunjukkan.

3.6 Langkah 6: SHITSUKE (SENTIASA AMAL)

Shitsuke ialah usaha membudayakan amalan 4S yang terdahulu ditempat kerja ke arah penambahbaikan berterusan. Shitsuke memerlukan komitmen dan disiplin serta penyertaan seluruh warga kerja termasuk pengurusan tertinggi bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

                       i.       Setiap warga kerja perlu menganggap tempat kerja mereka sebagai rumah sendiri.

                      ii.       Setiap kakitangan perlu menjadikan Amalan 5S sebagai sebahagian daripada tanggungjawab dan kerja rutin mereka dan bukannya sebagai satu beban kerja yang terpaksa dilakukan.

                     iii.       Sifat dedikasi, komitmen dan ketelusan hati amat diperlukan dalam melakukan aktiviti Amalan 5S.

                     iv.       Kawalan visual perlu dilakukan oleh pihak pengurusan tertinggi secara pemerhatian dan pemeriksaan;

                      v.       Penggunaan konsep 3 keys (senang dilihat, senang di ambil dan senang dikembalikan) di tempat kerja;

                     vi.       Tiada barang-barang tidak diperlukan berada di tempat kerja;

                    vii.       Garisan keselamatan di lantai dapat dilihat dengan jelas;

                   viii.       Penggunaan kod warna yang bersesuaian untuk membezakan operasi di tempat kerja;

                     ix.       Lantai dan mesin bersih dari habuk dan kotoran

                      x.       Pematuhan kepada peraturan dan prosedur yang dibuat;

                     xi.       Mempamerkan pencapaian dan kemajuan aktiviti amalan 5S

                    xii.       Rakam situasi zon selepas aktiviti 5S dari sudut yang sama seperti  aktiviti 5S diaplikasikan

                   xiii.       Bandingkan situasi sebelum dan selepas aktiviti 5S dijalankan

                  xiv.       Berikan ulasan terhadap hasil yang diperoleh

                   xv.       Keputusan dipamerkan di Sudut 5S

                  xvi.       Mempamerkan slogan 5S secara berterusan untuk menarik minat dan penglibatan semua pihak

                 xvii.       Meneruskan program kesedaran dan aktiviti promosi tentang kepentingan amalan 5S melalui latihan berterusan

                xviii.       Melaksanakan audit dalaman diadakan mengikut jadual

                  xix.       Membuat pengukuran tahap pencapaian perlaksanaan aktiviti 5S dengan menggunakan kaedah yang bersesuaian seperti senarai semak dan carta radar

                   xx.       Pengenalpastian terhadap punca sebenar (root cause) suatu masalah amatlah perlu bagi memastikan ianya tidak berulang dan dapat dihindarkan terus.

                  xxi.       Mewujudkan program pengiktirafan ke atas usaha pekerja

                 xxii.       Lakukan lawatan ke tempat-tempat yang telah menjalankan aktiviti 5S

                xxiii.       Mengadakan pertandingan ataupun konvensyen 5S antara jabatan/bahagian.

4. Struktur Jawatankuasa

4.1 Jawatankuasa Induk Amalan 5S IKBNSI

Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Pengarah atau Ketua Bahagian Kemahiran dan ahli-ahlinya terdiri daripada Ketua Sekolah, Ketua Cawangan dan Ketua Unit.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab :

                       i.       Menetapkan polisi perlaksanaan 5S seperti sasaran, objektif, pelan tindakan, keanggotaan jawatankuasa, dan sebagainya;

                      ii.       Membuat perancangan perlaksanaan Amalan 5S di IKBN

                     iii.       Menyeragamkan perlaksanaan Amalan 5S di IKBN

                     iv.       Memantau perlaksanaan Amalan 5S di IKBN

                      v.       Mengarahkan proses pengauditan Amalan 5S di antara IKBN

                     vi.       Mengadakan konvensyen 5S di peringkat Jabatan

4.2 Carta Jawatankuasa Induk amalan 5S IKBNSI

4.2 Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S peringkat Institut

Empat jawatankuasa kecil iaitu :

                       i.       Jawatankuasa Kecil Perlaksanaan Amalan 5S

                      ii.       Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman

                     iii.       Jawatankuasa Kecil Latihan

                     iv.       Jawatankuasa Kecil Promosi

Pengerusi jawatankuasa kecil merupakan ahli kepada Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S institut.  Oleh itu, adalah dicadangkan lantikan pengerusi jawatankuasa kecil dibuat di kalangan ahli-ahli Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S Institut.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk :

                       i.       Menetapkan polisi-polisi di peringkat institut (ie: Lokasi pelaksanaan, keanggotaan jawatankuasa, sistem ganjaran dan penalti di peringkat dalaman);

                      ii.       Membuat perancangan perlaksanaan amalan 5S di peringkat institut;

                     iii.       Menyeragamkan perlaksanaan amalan 5S di peringkat institut;

                     iv.       Memantau perlaksanaan amalan 5S di peringkat institut;

                      v.       Memantau proses audit dalaman amalan 5S di peringkat institut;

                     vi.       Menggerakkan aktiviti promosi amalan 5S di peringkat institut;

                    vii.       Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan;

                   viii.       Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.

4.3 Jawatankuasa Kecil Pelaksanaan Amalan 5S (SGA)

Keahlian jawatankuasa ini terdiri daripada fasilitator dan ketua kumpulan kerja (SGA) yang mewakili bahagian masing-masing.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk :

                       i.       Melaksanakan amalan 5S sebagaimana yang dirancang oleh Jawatankuasa induk institut;

                      ii.       Merekod dan menganalisis keadaan sebelum dan selepas serta melakukan aktiviti penambahbaikan selepas mendapat kelulusan;

                     iii.       Mempamerkan aktiviti amalan 5S di papan kenyataan (5S corner);

                     iv.       Memaparkan perkembangan perlaksanaan amalan 5S;

                      v.       Memastikan amalan 5S dilakukan secara berterusan;

                     vi.       Mengangkat cadangan penambahbaikan kepada jawatankuasa induk institut;

                    vii.       Menyalurkan maklumat terkini berkenaan dengan amalan 5S kepada seluruh kakitangan.

1.3.1      Carta Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S

4.4 Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman

Jawatankuasa ini dianggotai oleh ketua Juruaudit dan juruaudit yang dilantik oleh Pengarah IKBN/IKTBN.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk :

                       i.       Merancang dan mengendalikan audit dalaman 5S sebanyak 2 kali setahun

                      ii.       Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan pembetulan diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan

                     iii.       Lakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu

                     iv.       Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu amalan 5S peringkat institut

                      v.       Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan perlaksanaan audit

                     vi.       Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenal pasti semasa proses audit

                    vii.       Memastikan aktiviti 5S dijalankan secara sistematik dan berterusan

4.4.1 Carta Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman

4.5 Jawatankuasa Kecil Latihan

Jawatankuasa ini dianggotai oleh wakil setiap sekolah/ unit/ cawangan yang merupakan ahli di dalam ataupun mereka yang telah mengikuti latihan/kursus pendedahan Amalan 5S yang dilantik oleh pengarah Institut.  Ianya terdiri daripada Pengerusi, setiausaha, dan jurulatih.  Bilangan keanggotaannya ditentukan oleh Pengarah Institut mengikut kesesuaian dan keperluan.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk:

                       i.       Mengenal pasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada  staf, pelajar dan pembekal

                      ii.       Memberikan latihan dan panduan kepada staf, pelajar dan pembekal berkaitan dengan amalan 5S

                     iii.       Bertindak sebagai pemudah cara kepada SGA untuk menjalankan aktiviti 5S

4.5.1 Carta Jawatankuasa Kecil Latihan

                                                       

4.6 Jawatankuasa Kecil Promosi

Pengerusi Jawatankuasa ini dilantik oleh Pengarah dan ahlinya dilantik oleh pengerusi berkenaan.

Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk :

                       i.       Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan 5S

                      ii.       Merancang dan menganjurkan pertandingan 5S (kebersihan, poster,banner dll)

                     iii.       Mengadakan konvensyen 5S peringkat institut

                     iv.       Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak

                      v.       Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

4.6.1 Carta Jawatankuasa Kecil Promosi

5. PENUTUP

5.1 Konsep 5S mudah difahami oleh setiap orang kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua peringkat IKBNSI;

5.2 Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada IKBNSI;

5.3 Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan selamat ke arah sistem penyampaian perkhidmatan IKBNSI bertaraf dunia;

5.4 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga IKBNSI menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S; dan

5.5 Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian perkhidmatan IKBNSI yang cemerlang.